Dalam manufaktur OEM, menyusun kontrak yang tepat sangat penting untuk membangun kepercayaan dengan produsen. Panduan ini secara komprehensif mencakup segalanya mulai dari tiga kontrak inti — NDA, perjanjian manufaktur, dan perjanjian jaminan kualitas — hingga pertimbangan penting di bawah UU Subkontrak dan UU Tanggung Jawab Produk, serta persyaratan khusus industri.
Melanjutkan manufaktur OEM dengan perjanjian lisan saja membuat Anda terpapar risiko signifikan ketika masalah muncul. Kontrak berfungsi sebagai fondasi untuk mengklarifikasi hak dan kewajiban kedua belah pihak dan memastikan hubungan bisnis yang adil.
Lindungi informasi rahasia seperti formulasi, resep, dan know-how manufaktur melalui kontrak untuk mencegah kebocoran teknologi. Kebocoran informasi ke kompetitor dapat menimbulkan konsekuensi yang menghancurkan bagi bisnis Anda.
Tetapkan cakupan tanggung jawab untuk cacat produk dan penanganan keluhan di awal, membangun kerangka kerja untuk respons yang cepat dan tepat ketika masalah muncul.
Dengan mendefinisikan hak dan kewajiban kedua belah pihak secara jelas, Anda membangun kepercayaan dan membangun kemitraan perdagangan jangka panjang yang stabil.
Dalam manufaktur OEM, tiga jenis kontrak ditandatangani pada tahap yang berbeda. Pahami tujuan dan klausul utama masing-masing untuk membangun kerangka kontrak yang komprehensif.
Kapan Menandatangani
Tandatangani sebelum konsultasi atau pertemuan pertama. Aturan emasnya adalah memilikinya sebelum mengungkapkan formulasi atau resep apa pun.
Apa yang Dilindungi
Rahasia dagang termasuk formulasi/resep, rasio bahan baku, kondisi manufaktur, data pelanggan, dan angka penjualan.
Durasi
Biasanya 3 hingga 5 tahun. Sertakan klausul kelangsungan yang mengharuskan kewajiban kerahasiaan berlanjut selama 1 hingga 3 tahun setelah perjanjian berakhir.
Catatan Penting
NDA biasanya bersifat timbal balik (bilateral). NDA sepihak dapat menerapkan persyaratan yang tidak adil kepada satu pihak dan menghambat pembangunan kepercayaan. Selain itu, jika definisi informasi rahasia tidak jelas, ada risiko perlindungan tidak berlaku ketika diperlukan — jadi penting untuk mencantumkan kategori informasi yang dilindungi secara spesifik.
Perjanjian manufaktur adalah pondasi manufaktur OEM. Ini menetapkan semua ketentuan antara klien dan produsen mengenai manufaktur produk. Pesanan individual biasanya ditangani melalui "perjanjian individual" atau "purchase order" terpisah, beroperasi sebagai kombinasi perjanjian induk dan individual.
Definisikan secara spesifik spesifikasi produk, standar, dan kuantitas. Lampirkan lembar spesifikasi dan gambar sebagai lampiran, dan nyatakan dengan jelas prosedur perubahan.
Sepakati ukuran lot pesanan, waktu tunggu, dan jadwal pengiriman. Pertimbangkan juga pengaturan lot minimum/maksimum dan penalti untuk keterlambatan pengiriman.
Tentukan harga satuan, metode penyesuaian fluktuasi biaya bahan baku, tenggat pembayaran, dan metode pembayaran. Tetapkan juga aturan untuk revisi harga akibat perubahan kurs atau kenaikan harga bahan baku.
Klarifikasi pihak mana yang bertanggung jawab untuk pengadaan bahan baku. Jika klien menentukan bahan tertentu, definisikan juga kondisi pasokannya.
Definisikan kriteria penerimaan pengiriman, metode inspeksi, dan frekuensi inspeksi. Tentukan juga metode inspeksi masuk dan prosedur penanganan penolakan.
Sepakati respons terhadap cacat (penggantian, pengembalian uang, atau koreksi), tingkat cacat yang dapat diterima, dan pihak mana yang menanggung biaya.
Definisikan dengan jelas kepemilikan teknologi dan know-how yang dikembangkan selama proses. Biasanya, formulasi klien milik klien, dan teknologi produksi produsen milik produsen.
Definisikan alokasi tanggung jawab untuk kerugian yang disebabkan oleh cacat produk. Sepakati juga persyaratan asuransi PL dan batasan tanggung jawab.
Definisikan cakupan dan batas ganti rugi untuk pelanggaran kontrak. Tentukan juga perbedaan antara kerugian langsung dan tidak langsung serta perlakuan keuntungan yang hilang.
Tetapkan periode kontrak (biasanya 1 hingga 3 tahun) dan kondisi perpanjangan otomatis. Tentukan juga periode pemberitahuan di muka untuk tidak perpanjangan.
Definisikan kondisi untuk pengakhiran kontrak (pelanggaran material, kebangkrutan, keterlibatan dengan kekuatan antisosial, dll.) dan prosedur penanganan inventaris dan pekerjaan dalam proses setelah pengakhiran.
Definisikan pembatasan produsen memproduksi produk serupa untuk pihak ketiga. Tentukan juga kondisi untuk perjanjian eksklusif.
Jika UU Subkontrak berlaku, tentukan kewajiban termasuk penerbitan pesanan tertulis, kepatuhan tenggat pembayaran, dan larangan penurunan harga.
Sertakan pernyataan dan jaminan bahwa kedua belah pihak tidak berafiliasi dengan kekuatan antisosial, dengan klausul pengakhiran segera jika afiliasi tersebut ditemukan.
Sepakati pengadilan yurisdiksi untuk sengketa. Biasanya, pengadilan negeri yang berlokasi di kantor pusat klien ditetapkan.
Perjanjian jaminan kualitas melengkapi perjanjian manufaktur dengan menetapkan ketentuan terperinci mengenai kualitas produk. Lembar spesifikasi produk dan dokumen standar kualitas dilampirkan sebagai lampiran untuk membangun kerangka manajemen kualitas yang konkret.
Definisikan standar kualitas konkret secara numerik, termasuk penampilan produk, sifat fisik, kriteria mikroba, dan kriteria evaluasi sensorik. Menetapkan nilai spesifikasi dan kontrol sangat penting.
Definisikan item inspeksi dan frekuensi untuk setiap tahap: inspeksi bahan masuk, inspeksi dalam proses, dan inspeksi pra-pengiriman. Sertakan frekuensi kalibrasi untuk peralatan inspeksi.
Definisikan metode isolasi dan identifikasi untuk produk di luar spesifikasi, kriteria pembuangan, kelayakan pengerjaan ulang, dan alokasi biaya.
Bangun sistem yang memungkinkan pelacakan berbasis lot dari penerimaan bahan baku hingga pengiriman produk. Definisikan juga periode penyimpanan catatan.
Klarifikasi prosedur untuk respons awal terhadap keluhan pasar, termasuk tenggat pelaporan, prosedur investigasi, analisis akar penyebab, dan tindakan korektif.
Tetapkan aturan untuk rapat tinjauan kualitas berkala, sistem saran peningkatan, dan manajemen perubahan proses.
Kontrak OEM makanan memerlukan klausul yang menangani regulasi khusus industri termasuk UU Sanitasi Makanan, UU Pelabelan Makanan, dan sistem HACCP.
Sertakan izin usaha fasilitas manufaktur, penunjukan manajer sanitasi makanan, dan verifikasi legalitas aditif dalam kontrak.
Tentukan kerangka manajemen untuk 8 bahan baku yang ditetapkan dan 20 item pelabelan yang direkomendasikan, langkah pencegahan kontaminasi silang, dan alokasi tanggung jawab pelabelan.
Definisikan tanggung jawab untuk melakukan uji dipercepat dan penyimpanan, kepemilikan data uji, dan otoritas akhir untuk keputusan umur simpan.
Klarifikasi tanggung jawab untuk informasi nutrisi, daftar bahan, dan pelabelan asal. Sepakati juga alokasi biaya recall jika terjadi kesalahan pelabelan.
Verifikasi implementasi manajemen sanitasi berbasis HACCP (wajib sejak Juni 2021) dan sertakan kepatuhan rencana HACCP dalam kontrak.
Untuk OEM kosmetik, kepatuhan terhadap UU Farmasi dan Alat Kesehatan (UU PMD) adalah prioritas utama. Pahami sistem perizinan dan proses persetujuan sebelum menandatangani kontrak.
Tentukan dalam kontrak verifikasi lisensi manufaktur dan pemasaran kosmetik, dan alokasi tanggung jawab untuk prosedur persetujuan dan pemberitahuan produk.
Lisensi otorisasi pemasaran diperlukan untuk memproduksi dan menjual kosmetik. Pemegang lisensi memikul tanggung jawab utama untuk kualitas dan keamanan.
Klarifikasi tanggung jawab untuk kepatuhan terhadap persyaratan daftar bahan lengkap, verifikasi nama INCI, dan urutan sesuai kuantitas formulasi.
Sepakati kepemilikan data uji stabilitas formulasi dan uji penuaan, dan alokasi biaya pengujian.
Untuk produk yang diklasifikasikan sebagai obat kuasi, definisikan secara terpisah prosedur pengajuan persetujuan, kepemilikan data uji klinis, dan manajemen perubahan setelah persetujuan.
Outsourcing manufaktur OEM mungkin termasuk di bawah UU Subkontrak (UU tentang Penundaan Pembayaran Hasil Subkontrak, Dll.). Pelanggaran dapat mengakibatkan rekomendasi dari Komisi Perdagangan yang Adil, jadi perhatian cermat diperlukan.
UU ini berlaku ketika perusahaan induk dengan modal lebih dari 300 juta yen (atau antara 10 juta dan 300 juta yen) bertransaksi dengan subkontraktor dengan modal 300 juta yen atau kurang (atau 10 juta yen atau kurang, masing-masing).
Perusahaan induk wajib menerbitkan dokumen tertulis (dokumen Pasal 3) pada saat pemesanan, yang menentukan nama produk, kuantitas, harga satuan, tanggal pengiriman, dan tanggal pembayaran.
Pembayaran subkontrak harus dilakukan dalam 60 hari dari tanggal penerimaan barang. Jika tidak ada tanggal pembayaran yang ditetapkan, tanggal penerimaan menjadi tanggal pembayaran.
Penting: Pelanggaran UU Subkontrak mengakibatkan rekomendasi dari Komisi Perdagangan yang Adil dan pengungkapan publik nama perusahaan. Selain itu, bunga keterlambatan pembayaran (14,6% per tahun) menjadi terutang. Klien manufaktur OEM harus memverifikasi apakah mereka memenuhi syarat sebagai "perusahaan induk" di bawah undang-undang tersebut.
Sebelum menandatangani kontrak manufaktur OEM, verifikasi item-item berikut. Bahkan satu kelalaian pun dapat menyebabkan sengketa di masa depan.
Panduan ini dimaksudkan untuk tujuan informasi umum. Untuk penyusunan kontrak aktual, silakan konsultasikan dengan profesional hukum seperti pengacara. OEM JAPAN menawarkan konsultasi gratis mengenai manufaktur OEM.
OEM JAPAN memungkinkan Anda mencari dan membandingkan produsen OEM makanan dan kosmetik secara gratis. Banyak produsen dengan opsi lot kecil terdaftar.