Na fabricação OEM, estabelecer contratos adequados é essencial para construir confiança com os fabricantes. Este guia cobre de forma abrangente tudo, desde os três contratos principais — NDA, contrato de fabricação e acordo de garantia de qualidade — até considerações importantes sob a Lei de Subcontratação e Lei de Responsabilidade do Produto, além de requisitos específicos por setor.
Prosseguir com fabricação OEM apenas com acordos verbais expõe você a riscos significativos quando problemas surgem. Os contratos servem como base para esclarecer direitos e obrigações de ambas as partes e garantir um relacionamento comercial justo.
Proteja informações confidenciais como formulações, receitas e know-how de fabricação através de contratos para prevenir vazamento de tecnologia. O vazamento de informações para concorrentes pode ter consequências devastadoras para seu negócio.
Estabeleça o escopo de responsabilidade para defeitos de produto e tratamento de reclamações antecipadamente, construindo uma estrutura para resposta rápida e adequada quando problemas surgirem.
Ao definir claramente os direitos e obrigações de ambas as partes, você constrói confiança e estabelece uma parceria comercial estável e de longo prazo.
Na fabricação OEM, três tipos de contratos são assinados em diferentes estágios. Entenda o propósito e as cláusulas principais de cada um para construir uma estrutura contratual abrangente.
Quando Assinar
Assine antes da primeira consulta ou reunião. A regra de ouro é tê-lo pronto antes de divulgar qualquer formulação ou receita.
O Que Protege
Segredos comerciais incluindo formulações/receitas, proporções de matérias-primas, condições de fabricação, dados de clientes e números de vendas.
Duração
Normalmente 3 a 5 anos. Inclua uma cláusula de sobrevivência exigindo que as obrigações de confidencialidade continuem por 1 a 3 anos após o término do acordo.
Nota Importante
NDAs são normalmente mútuos (bilaterais). Um NDA unilateral pode impor termos injustos a uma das partes e dificultar a construção de confiança. Além disso, se a definição de informações confidenciais for vaga, há o risco de que as proteções não se mantenham quando necessário — então é importante listar categorias específicas de informações protegidas.
O contrato de fabricação é a pedra angular da fabricação OEM. Ele estabelece todos os termos entre o cliente e o fabricante em relação à fabricação do produto. Pedidos individuais são normalmente tratados através de "contratos individuais" ou "ordens de compra" separados, operando como uma combinação do contrato principal e contratos individuais.
Defina especificamente as especificações do produto, padrões e quantidades. Anexe fichas técnicas e desenhos como apêndices, e declare claramente o procedimento para alterações.
Acorde tamanhos de lote, prazos de entrega e cronogramas de entrega. Considere também configurações de lote mínimo/máximo e penalidades por atrasos na entrega.
Especifique preços unitários, métodos para ajustar flutuações de custo de matéria-prima, datas de vencimento de pagamento e métodos de pagamento. Estabeleça também regras para revisões de preço devido a variações cambiais ou aumentos de matéria-prima.
Esclareça qual parte é responsável pela aquisição de matérias-primas. Se o cliente especificar certos materiais, defina as condições de fornecimento também.
Defina critérios de aceitação de envio, métodos de inspeção e frequência de inspeção. Especifique também métodos de inspeção de recebimento e procedimentos para tratar rejeições.
Acorde respostas a defeitos (substituição, reembolso ou correção), taxas de defeitos aceitáveis e qual parte arca com os custos.
Defina claramente a propriedade de tecnologia e know-how desenvolvidos durante o processo. Normalmente, as formulações do cliente pertencem ao cliente, e a tecnologia de produção do fabricante pertence ao fabricante.
Defina a alocação de responsabilidade por danos causados por defeitos do produto. Acorde também sobre requisitos de seguro PL e limites de responsabilidade.
Defina o escopo e limites de indenização por violações contratuais. Especifique também a distinção entre danos diretos e indiretos e o tratamento de lucros cessantes.
Estabeleça o período do contrato (normalmente 1 a 3 anos) e condições para renovação automática. Especifique também o prazo de aviso prévio para não renovação.
Defina condições para rescisão do contrato (violação material, falência, envolvimento com forças antissociais, etc.) e procedimentos para tratar estoque e trabalho em andamento no momento da rescisão.
Defina restrições ao fabricante para produzir produtos similares para terceiros. Especifique também condições para acordos de exclusividade.
Se a Lei de Subcontratação se aplicar, especifique obrigações incluindo emissão de pedido por escrito, cumprimento de prazo de pagamento e proibição de compressão de preços.
Inclua declarações e garantias de que nenhuma das partes é afiliada a forças antissociais, com cláusula de rescisão imediata se tal afiliação for descoberta.
Acorde sobre o tribunal de jurisdição para disputas. Normalmente, o tribunal distrital localizado na sede do cliente é designado.
O acordo de garantia de qualidade complementa o contrato de fabricação estabelecendo termos detalhados sobre a qualidade do produto. Fichas técnicas e documentos de padrão de qualidade são anexados como apêndices para construir uma estrutura concreta de gestão de qualidade.
Defina padrões de qualidade concretos numericamente, incluindo aparência do produto, propriedades físicas, critérios microbiológicos e critérios de avaliação sensorial. Definir tanto valores de especificação quanto de controle é essencial.
Defina os itens de inspeção e frequência para cada etapa: inspeção de material recebido, inspeção em processo e inspeção pré-envio. Inclua frequência de calibração de equipamentos de inspeção.
Defina métodos de isolamento e identificação para produtos fora da especificação, critérios de descarte, elegibilidade para retrabalho e alocação de custos.
Estabeleça um sistema que permita rastreamento por lote desde o recebimento de matéria-prima até o envio do produto. Defina também períodos de retenção de registros.
Esclareça procedimentos para resposta inicial a reclamações de mercado, incluindo prazos de relatório, procedimentos de investigação, análise de causa raiz e ações corretivas.
Estabeleça regras para reuniões regulares de revisão de qualidade, sistemas de sugestão de melhoria e gestão de mudança de processo.
Contratos de OEM de alimentos requerem cláusulas que abordem regulamentações específicas do setor, incluindo a Lei de Saneamento de Alimentos, Lei de Rotulagem de Alimentos e sistema HACCP.
Inclua no contrato permissões comerciais de instalação de fabricação, nomeação de gerentes de saneamento de alimentos e verificação de legalidade de aditivos.
Especifique a estrutura de gestão para os 8 materiais crus especificados e 20 itens de rotulagem recomendados, medidas de prevenção de contaminação cruzada e alocação de responsabilidade de rotulagem.
Defina a responsabilidade pela realização de testes acelerados e de armazenamento, propriedade dos dados de teste e autoridade final para decisões de prazo de validade.
Esclareça a responsabilidade por informações nutricionais, listas de ingredientes e rotulagem de origem. Acorde também sobre alocação de custos de recall em caso de erros de rotulagem.
Verifique a implementação de gestão de saneamento baseada em HACCP (obrigatória desde junho de 2021) e inclua conformidade com o plano HACCP no contrato.
Para OEM de cosméticos, a conformidade com a Lei de Produtos Farmacêuticos e Dispositivos Médicos (Lei PMD) é a prioridade máxima. Entenda o sistema de licenciamento e processos de aprovação antes de assinar contratos.
Especifique no contrato a verificação de licenças de fabricação e comercialização de cosméticos, e a alocação de responsabilidade por procedimentos de aprovação e notificação de produtos.
Uma licença de autorização de comercialização é necessária para fabricar e vender cosméticos. O titular da licença assume a responsabilidade final pela qualidade e segurança.
Esclareça responsabilidades pela conformidade com requisitos de listagem completa de ingredientes, verificação de nomes INCI e listagem em ordem de quantidade de formulação.
Acorde sobre a propriedade de dados de teste de estabilidade de formulação e teste de envelhecimento, e alocação de custos de testes.
Para produtos classificados como quase-medicamentos, defina separadamente os procedimentos de pedido de aprovação, propriedade de dados de ensaios clínicos e gestão de mudanças após aprovação.
A terceirização de fabricação OEM pode se enquadrar na Lei de Subcontratação (Lei contra Atraso no Pagamento de Valores de Subcontratação, etc.). Violações podem resultar em recomendações da Comissão de Comércio Justo, então atenção cuidadosa é necessária.
A lei se aplica quando uma empresa-mãe com capital superior a 300 milhões de ienes (ou entre 10 milhões e 300 milhões de ienes) realiza transações com subcontratados com capital de 300 milhões de ienes ou menos (ou 10 milhões de ienes ou menos, respectivamente).
Empresas-mãe são obrigadas a emitir documento escrito (documento Artigo 3) no momento do pedido, especificando nome do produto, quantidade, preço unitário, data de entrega e data de pagamento.
Pagamentos de subcontratação devem ser feitos em até 60 dias a partir da data de recebimento das mercadorias. Se nenhuma data de pagamento for definida, a data de recebimento se torna a data de pagamento.
Importante: Violações da Lei de Subcontratação resultam em recomendações da Comissão de Comércio Justo e divulgação pública do nome da empresa. Além disso, juros de mora (14,6% ao ano) se tornam pagáveis. Clientes de fabricação OEM devem verificar se se qualificam como "empresa-mãe" sob a lei.
Antes de assinar contratos de fabricação OEM, verifique os seguintes itens. Mesmo uma única omissão pode levar a disputas futuras.
Este guia é destinado a fins informativos gerais. Para a preparação real de contratos, consulte um profissional jurídico como um advogado. OEM JAPAN oferece consultas gratuitas sobre fabricação OEM.
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